根据香港公司法规，每间在香港注册为有限责任的公司企业，都需要根据香港公司法（香港法例第三十二章）委任公司董事及公司法定秘书，以便履行公司的法定责任，及维持公司基本的运作。 由二零零四年二月十三日开始，董事的最低要求由两位减至一位，而公司秘书并不能由唯一的公司董事担任。

公司秘书乃法定职位，其职务包括向公司注册处申报有关公司的结构、任何主要人事的变动；亦需为董事局拟备公司的会议议程、筹备周年股东大会及对相关的法定条例提供专业咨询。


公司董事 / 法定秘書


問 1. 如公司董事或秘書辭職，而公司已經以指明表格 D 2A通知公司註冊處處長，則辭職的董事 /秘書是否需要遞交指明表格 D4存檔？

答 . 如公司已遞交了表格 D 2A，申報其董事或秘書辭職，辭職的董事 /秘書無需遞交表格 D4存檔。只有當辭職的董事 /秘書有合理理由相信公司不會把辭職一事通知公司註冊處處長，才需要遞交表格 D4存檔。

問 2. 如現任董事辭職的日期與委任新董事的日期相同，申報更改董事的表格 D 2A應由辭職的董事還是新任董事簽署？

答 . 如該表格是在更改生效當天簽署，辭職的董事或新任董事也可簽署。但如表格是於更改生效當天之後簽署，便應由新任董事簽署。

問 3. 在什麼情況下可提名備任董事？

答 . 按照《公司條例》第 153A(6)條，私人公司如只有一名個人成員，而該成員是公司的唯一董事，公司可提名一名年滿 18歲的自然人為該公司的備任董事，一旦唯一董事去世，可代替他行事。

問 4. 公司是否必須提名備任董事？

答 . 不是。公司可選擇是否這樣做。公司如符合《公司條例》第 153A(6)條所列的準則，便可於任何時候提名備任董事。

問 5. 公司的唯一成員兼唯一董事可否同時擔任秘書？

答 . 不可以。《公司條例》第 154(1B)條明確禁止唯一董事兼任秘書。此外，《公司條例》第 154(4)條規定，如一間私人公司的法人團體秘書的唯一董事也是該公司的唯一董事，則該公司不得委任該法人團體秘書。


香港公司法定秘书的职责


问：何谓香港公司秘书﹖
答：根据香港现行法例，香港有限公司必须委任一位公司秘书。其职责为安排会议、准备会议纪录、提交法定文件给政府部门、确保公司符合法定要求等。

问：香港公司秘书有什么资格要求﹖
答： 1.如属个人，必须年满 18岁及常居于香港，即香港居民 ;
2.如属公司法人，必须为香港注册之有限公司和在香港有经营场所之海外公司。

问：董事可否兼任公司秘书﹖
答：可以，只要该位董事符合以上要求便可。

问：如没有适合人选出任公司秘书一职怎办﹖
答：你可以选用本公司之公司秘书服务计划，详细资料如下︰

香港公司秘书服务计划：
（ 1）由本公司出任公司秘书一职
（ 2）准备及提交周年申报表（不含政府规费）
（ 3）更改公司注册地址
（ 4）任免或更改董事及秘书数据